「独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律」（平成14年法律第140号、平成14年10月1日施行）において、法人文書ファイル及び法人文書（単独で管理することが適当ななものであって、保存期間が１年以上のものに限る。）の管理を適切に行うため、これらの名称その他必要な事項（不開示情報に該当するものを除く。）を記載した帳簿を磁気ディスク（これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておく事ができるものを含む。）をもって調製することとされています。
　この調製された帳簿が「法人文書ファイル管理簿」です。「法人文書ファイル管理簿」には「行政文書の管理方策に関するガイドラインについて」（平成１２年２月２５日各省庁事務連絡会議申し合わせ。）に基づき、次の項目を明示しております。

大項目

中項目

小項目

　分類項目には、大分類、中分類、小分類の3段階設け、目的の文書を簡単に探すことができるよう考慮しています。

　この「法人文書ファイル管理簿」のデータは随時又は年１回以上定期的に更新することとされています。独立行政法人情報処理推進機構が保有する「法人文書ファイル管理簿」の内容を検索することが出来ます。

※「公文書等の管理に関する法律」(平成23年4月1日、平成21年7月法律第66条施行)に基づき、「法人文書ファイル管理簿」の検索結果である「法人文書ファイルの書誌情報」の記載事項を以下のとおり読み替えることとします。

「法人文書ファイル管理簿記載事項の読み替えについて」　(PDF 54KB)