電子メールシステムの基本的なシステム構成を図表2に示す。

外部用メールサーバーは、社外へ電子メールを送信、あるいは社外から電子メールを受信するために利用されるサーバーである。電子メールを送信あるいは受信する場合、SMTP（Simple Mail Transfer Protocol）と呼ばれるプロトコルが利用される。SMTP機能を持ったサーバーをSMTPサーバーという。利用者が電子メールをサーバーに送信する場合、あるいはサーバーからサーバーへ電子メールを配信する場合等に利用される。

社内メールサーバーは、社内宛の電子メールが格納されるサーバーである。社内メールサーバーには利用者のアカウントが登録されており、それぞれのアカウント宛に到達した電子メールを格納している。格納された電子メールを読む場合は、
POP（Post Office Protocol）もしくはIMAP（Internet Message Access Protocol）と呼ばれるプロトコルが利用される。
  社内メールサーバーはSMTPサーバーでもあり、外部用メールサーバーとの電子メールのやりとりはSMTPにより行う。
  クライアントPCから電子メールを送信する場合、直接外部用メールサーバーに送信すると、過負荷を与えることによる影響が考えられるため、社内メールサーバーを介すことが一般的である。

DNS（Domain Name System）とは、インターネットにおけるホスト名とIPアドレスとを対応させるシステムのことであり、電子メールシステムにおいては、SMTPサーバーが受け取った電子メールを、次に配信すべきSMTPサーバーを検索するために利用される。
  利用者がuser@example.comというメールアドレス向けに電子メールを送信した場合、SMTPサーバーはDNSを用いてexample.comドメインを管理しているDNSサーバーにMXリソースレコードを問い合わせ、そこに登録されているIPアドレスに対し電子メールを配信する。
  自社でSMTPサーバーを立てる場合は、自社のDNSサーバーにMXリソースレコードを登録する必要がある。

利用者が電子メールを送受信するためには、クライアントPC上に電子メール用のソフトウェアが必要である。電子メールソフトの主な機能には以下のものがある。

● 電子メールの送信
電子メールソフトは、SMTPにより電子メールを送信することができる。
●電子メールの受信
POPサーバーに届けられた自分宛の電子メールをPOPにより引き取り、閲覧することができる。